Tietosuojaseloste

 

Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä yhdistyksessä

1. Rekisterinpitäjä  ja  yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:  Suomen  Ehlers-Danlos  -yhdistys  ry  (Sedy)

Sähköposti:  jenna.karpanen@sedy.fi

Yhteyshenkilö:  Jenna  Kärpänen,  puheenjohtaja 

2.  Rekisteröidyt

Rekisterissä  käsitellään  yhdistyksen  jäsenten  sekä  yhdistyksen  toimintaan  liittyvien  henkilöiden henkilötietoja.

3.  Henkilötietojen  käsittelyn  peruste  ja  käyttötarkoitus

Rekisterin  käyttötarkoituksena  on  jäsentietojen  ajantasainen  hallinta  jäsenyyden  aikana,  ylläpito, kehittäminen,  laskutus,  tiedotus  ja  markkinointi.

Henkilötietojen  käsittely  perustuu  yhdistyksen  lainsäädännölliseen  velvoitteeseen  ylläpitää jäsenrekisteriä  sekä  tietyissä  tapauksissa  sopimuksen  täytäntöönpanoon.   

4.  Käsiteltävät  henkilötiedot  

Rekisterissä  käsitellään  yhdistyksen  jäsenten  henkilö-  ja  yhteystietoja  sekä  muita  jäsenyyteen liittyviä  tarpeellisia  tietoja.  Näitä  tietoja  ovat:

etu-  ja  sukunimi;

osoitetiedot  ja  kotipaikka;

sähköpostiosoite;

puhelinnumero;

jäsennumero;

syntymäaika;

sukupuoli;

jäsenmaksutiedot; 

sähköisen viestinnän  tunnistetiedot

5.  Säännönmukaiset  tietolähteet   

Henkilötietoja  kerätään  yhdistyksen  jäseneksi  rekisteröidyiltä  henkilöiltä  sekä  Invalidiliitto  ry:ltä  ja pankilta  (jäsenmaksut).

6.  Henkilötietojen  suojaaminen  ja  tietoturva

Sähköisesti  käsiteltävät  henkilötiedot  on  suojattu  ja  tallennettu  yhdistyksen  rekisteriin,  johon  on rajattu  pääsy  vain  sellaisilla  henkilöillä,  jotka  tarvitsevat  kyseisiä  tietoja  työtehtäviensä hoitamiseksi.  Kyseisillä  henkilöillä  on  käytössään  henkilökohtaiset  käyttäjätunnukset  ja  salasanat.   Henkilötiedot  on  suojattu  ulkopuoliselta  käytöltä  ja  jäsentietojen  käyttöä  valvotaan.  Jäsenellä  voi olla  käytössään  henkilökohtainen  käyttäjätunnus  ja  salasanasuojaus.  Yhdistyksen  ulkopuolelle lähetettävät  henkilötiedot  salataan.  Käytetyt  työasemat  ja  tallennusmediat  ovat  salattu. Yhdistyksen  käytössä  olevien  ohjelmistojen  valmistajat  vastaavat  omalta  osaltaan  tietoturvasta, joka  kohdistuu  ohjelmiston  ylläpitoon.

7.  Henkilötietojen  säännönmukaiset  luovutukset  ja  siirrot

Henkilötietoja  siirretään  pääsääntöisesti  vain  yhdistyksen  sisällä  ja  ainoastaan  siinä  laajuudessa kuin  se  on  yhdistyksen  toiminnan  kannalta  tarpeen.  Yhdistys  voi  luovuttaa  henkilötietoja yhteistyökumppaneille  yhdistyksen  jäsenyyteen  liittyvien  toimenpiteiden  ja  palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja  voidaan  siirtää  myös  muille  palveluntarjoajille  rekisterin  toteuttamiseksi. Henkilörekisterin  teknisen  ylläpidon  toteuttava  rekisterinpitäjän  yhteistyökumppani  voi  siirtää henkilötietoja  soveltuvan  yksityisyyden  suojaa  koskevan  lainsäädännön  ja  tämän tietosuojaselosteen  mukaisesti.   

8.  Henkilötietojen  siirrot  Euroopan  unionin  tai  Euroopan  talousalueen  ulkopuolelle

Yhdistys  voi  käyttää  henkilötietojen  käsittelyssä  myös  muita  palveluntarjoajia,  jotka  sijaitsevat Euroopan  unionin  tai  Euroopan  talousalueen  ulkopuolella.  Henkilötietojen  siirto  Euroopan  unionin tai  Euroopan  talousalueen  ulkopuolelle  toteutetaan  aina  jollakin  alla  mainitulla,  lainmukaisella perusteella:

-  Euroopan  komissio  on  päättänyt,  että  kyseisessä  vastaanottajamaassa  on  varmistettu  riittävä tietosuojan  taso;

-  Yhdistys  on  toteuttanut  asianmukaiset  suojatoimet  henkilötietojen  siirtämiseksi  käyttämällä Euroopan  komission  hyväksymiä  tietosuojaa  koskevia  vakiolausekkeita.  Rekisteröidyllä  on  tällöin oikeus  saada  jäljennös  kyseisistä  vakiolausekkeista  ottamalla  yhdistykseen  yhteyttä;  tai 

- Rekisteröity  on  antanut  nimenomaisen  suostumuksensa  henkilötietojensa  siirtämiseksi,  tai henkilötietojen  siirtämiselle  on  olemassa  muu  lainmukainen  peruste.

Henkilötietoihin  ei  anneta  pääsyä  enempää  kuin  on  välttämätöntä  palveluiden  toteuttamiseksi. Henkilötietojen  siirto  Euroopan  unionin  tai  Euroopan  talousalueen  ulkopuolelle  perustuu  aina voimassaolevaan  henkilötietojen  käsittelyä  koskevaan  lainsäädäntöön  ja  toteutetaan  kyseisen lainsäädännön  mukaisesti.  

9.   Henkilötietojen  säilytysaika

Henkilötiedot  säilytetään  rekisterissä  niin  kauan  kuin  rekisteröity  henkilö  on  yhdistyksen  jäsen  tai asiakas.  Jäsenyyden  tai  asiakkuuden  päättymisen  jälkeen  henkilötietoja  säilytetään  enintään kymmenen vuoden  ajan  jäsenyyden  päättymisestä  yhdistyksen  oikeutetun  edun  perusteella,  ts. mahdollisiin  oikeusvaateisiin  puolustautumisen  takia  (KKO  2017:15).  Henkilötiedot  voidaan säilyttää  myös  tätä  kauemmin,  jos  sovellettava  lainsäädäntö  tai  yhdistyksen  sopimusvelvoitteet kolmansia  kohtaan  edellyttävät  pidempää  säilytysaikaa.   

10.  Rekisteröidyn  oikeudet

Rekisteröidyllä  on  oikeus  vaatia  väärän,  epätarkan,  epätäydellisen,  vanhentuneen  tai tarpeettoman  tiedon  korjaamista  tai  täydentämistä  ottamalla  yhdistyksen  yhteyttä.  Rekisteröidyllä on  myös lähtökohtaisesti  oikeus  soveltuvan  tietosuojalainsäädännön  mukaisesti  milloin  tahansa saada  tietoa  henkilötietojensa  käsittelystä,  tarkastaa  itseään  koskevat  yhdistyksen  käsittelemät henkilötiedot,  vaatia  henkilötietojensa  poistamista,  peruuttaa  suostumuksensa,  vastustaa henkilötietojensa  käsittelyä  ja  vaatia  henkilötietojensa  käsittelyn  rajoittamista.

Rekisteröidyn  tulee  esittää  edellä  mainittujen  oikeuksien  toteuttamista  koskeva  pyyntö  kirjallisesti yhdistykselle.  Yhdistys  voi  kieltäytyä  pyynnön  toteuttamisesta  sovellettavassa  laissa  säädetyllä perusteella.   

Henkilötietojen  käsittelyn  vastustaminen  tai  rajoittamista  koskeva  pyyntö  saattaa  johtaa rajoitetumpiin  mahdollisuuksiin  käyttää  palveluitamme. 

11.  Oikeus  valittaa  valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä  on  oikeus  tehdä  valitus  asianomaiselle  valvontaviranomaiselle  taikka  sen Euroopan  unionin  jäsenvaltion  valvontaviranomaiselle,  jossa  rekisteröidyn  asuinpaikka  tai työpaikka  sijaitsee,  mikäli  rekisteröity  katsoo,  että  hänen  henkilötietojaan  ei  ole  käsitelty soveltuvan  tietosuojalainsäädännön  mukaisesti.

12.  Yhteydenotot 

Rekisteröidyn  oikeuksien  käyttämistä  koskevat  pyynnöt,  kysymykset  tästä  tietosuojaselosteesta  ja muut  yhteydenotot  tulee  tehdä  sähköpostitse  osoitteeseen  jenna.karpanen@sedy.fi.   

13.  Muutokset  tähän  tietosuojaselosteeseen

Tätä  tietosuojaselostetta  voidaan  päivittää.  Tämä  tietosuojaseloste  on  viimeksi  päivitetty 25.5.2018.