Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä yhdistyksessä
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen Ehlers-Danlos -yhdistys ry (Sedy)
Sähköposti: jenna.karpanen@sedy.fi
Yhteyshenkilö: Jenna Kärpänen, puheenjohtaja
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien henkilöiden henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on jäsentietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, ylläpito, kehittäminen, laskutus, tiedotus ja markkinointi.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
etu- ja sukunimi;
osoitetiedot ja kotipaikka;
sähköpostiosoite;
puhelinnumero;
jäsennumero;
syntymäaika;
sukupuoli;
jäsenmaksutiedot;
sähköisen viestinnän tunnistetiedot
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään yhdistyksen jäseneksi rekisteröidyiltä henkilöiltä sekä Invalidiliitto ry:ltä ja pankilta (jäsenmaksut).
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen rekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä voi olla käytössään henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. Yhdistyksen käytössä olevien ohjelmistojen valmistajat vastaavat omalta osaltaan tietoturvasta, joka kohdistuu ohjelmiston ylläpitoon.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja siirretään pääsääntöisesti vain yhdistyksen sisällä ja ainoastaan siinä laajuudessa kuin se on yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeen. Yhdistys voi luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille rekisterin toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity henkilö on yhdistyksen jäsen tai asiakas. Jäsenyyden tai asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamista tai täydentämistä ottamalla yhdistyksen yhteyttä. Rekisteröidyllä on myös lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot, vaatia henkilötietojensa poistamista, peruuttaa suostumuksensa, vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö kirjallisesti yhdistykselle. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen tai rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää palveluitamme.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen jenna.karpanen@sedy.fi.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.